Ongetwijfeld heb je de uitspraak ‘Cash is king’ weleens gehoord. Zeker in tijden van crisis bewijst deze uitspraak weer zijn gelijk. Je moet ervoor zorgen dat je beschikt over voldoende liquiditeit om in moeilijke tijden een ruime periode te kunnen overbruggen.
Door een combinatie van onwetendheid en onachtzaamheid raken veel ondernemers onnodig in de problemen. Wat ik dikwijls in de praktijk tegen kom is dat de meest gemotiveerde ondernemers, met een prachtige onderneming, toch in de problemen komen door een gebrek aan cash. De onderneming wordt plotseling geconfronteerd met een teruglopende omzet of stijgende kosten. Maar ook sterk groeiende ondernemingen gaan bijna ten onder aan hun succes, vanwege sterk stijgende omzet en kosten. Dit legt een enorm beslag op hun liquiditeit.
Ondanks hard werken worden veel ondernemers geconfronteerd met het feit dat het geld op is. Waar vroeger banken bereid waren om in dergelijke situaties bij te springen, zie ik steeds vaker dat de ondernemer op zichzelf is aangewezen. Het is daarom zo belangrijk dat je stuurt op liquiditeit. Werkkapitaalmanagement is in deze tijd belangrijker dan ooit.
Gebrek aan financieel inzicht
Vaak is het een sluipmoordenaar; de cash loopt langzaam aan terug totdat het te laat is. Salarissen van medewerkers kunnen niet meer betaald worden en de Belastingdienst klopt ook nog aan de deur.
In tijden waarin er voldoende cash is, zijn veel ondernemers en financieel managers te passief. Het is ook menselijk, wanneer het goed gaat grijpen we niet direct in. Zodra het echt twee voor twaalf is trekken ze de handrem er volledig op. Dan moeten ze opeens gaan snijden in kosten en worden grootste reorganisaties aangekondigd. Klanten worden aangepakt door actief aanmaningen te versturen en inkoopfacturen van leveranciers worden veel later betaald. Dit alles leidt tot een bepaalde paniek wat demotiverend werkt voor de medewerkers en de relatie met klanten en leveranciers kan ernstig verstoord raken.
Cash management
De oorzaken van een krappe cash positie kunnen legio zijn: gebrekkige informatie, geen duidelijke scheiding tussen privé en zakelijke geldstromen, geen reserveringen voor belastingen, te veel voorraad of onvoldoende debiteurenbeheer.
Belangrijk is dat je beseft wat cash management betekent. Met een paar eenvoudige berekeningen kun je je al een aardig beeld vormen hoe het er voor staat. Dat is een mooie eerste stap, maar gerichte aandacht aan kasstromen geven is beter. Een liquiditeitsprognose is een goede manier om dit te doen. Welke debiteuren en crediteuren zijn er, wat zijn de voorraadposities en welke investeringen komen eraan?
Structuur aanbrengen en processen inrichten zijn essentieel om te komen gedegen cash management. Hiermee moet je beginnen in tijden van voorspoed. Dan is er voldoende tijd en rust om na te denken over de inrichting van jouw cash management systeem. Wees creatief en denk buiten de lijntjes. Leg verbanden tussen de balans en de winst- en verliesrekening en kijk kritisch naar jouw debiteuren, crediteuren en voorraadpositie. Denk vooruit en zorg ervoor dat je een voldoende grote liquide (cash) buffer hebt.
Kijk naar je debiteuren
Verzamelfacturen met diverse posten kan tot problemen leiden. Deelfacturen sturen is hiervoor een goede oplossing. Zorg ervoor dat je een goed debiteurenproces hebt. Werk jouw boekhoudpakket bij en exporteer de openstaande facturen per klant. Twee dagen na de vervaldatum stuur je een herinnering per e-mail en een week na de eerste herinnering stuur je nog een aanmaning. Vijf dagen na deze aanmaning kun je het beste telefonisch contact opnemen. Als het echt niet anders kan kun je overwegen de inning uit handen te geven aan een incassobureau. Zelf ben ik daar geen groot voorstander van. Los van de kosten die eraan verbonden zijn, komt daarmee de relatie met jouw klant onder druk te staan.
Het risico van voorraden houden
Grote voorraad houden betekent een beslag op jouw financieringsruimte. Goed voorraadbeheer is daarom noodzakelijk. Het aanhouden van grote voorraden om maar geen “nee” te hoeven verkopen is iets wat veel ondernemers beogen. Maar dit is niet altijd nodig. Mijn ervaring leert dat het meer ordergericht sturen van de voorraad veel beter is.
Grip houden op jouw geld?
Grip op de kasstromen is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Heb je daar hulp bij nodig? JP Barneveld is de sparringpartner die als interim manager naast jou als ondernemer komt te staan. JP Barneveld geeft inzicht in de huidige situatie, biedt perspectieven en zet daadwerkelijke verandering in gang. Een people manager met oog voor de mensen die bij je werken. Kortom JP Barneveld neemt jouw probleem uit handen, voert regie en zorgt dat het probleem wordt opgelost. Neem contact op!
